Il Controllo di Gestione nelle aziende che producono su Commessa

Un'azienda che produce su commessa ha un sistema di organizzazione della produzione atipico e quindi anche il Controllo di Gestione come le altre funzioni aziendali si deve adattare al fine di monitorare correttamente l'andamento economico e patrimoniale

Quali sono le 3 variabili fondamentali per questa tipologia di aziende?

1. Costi: per ottenere la marginalità prevista, devono essere mantenuti entro i limiti programmati

2. Tempi: le attività previste devono essere svolte nei tempi pianificati

3. Qualità: il prodotto/servizio richiesto dev'essere conforme alla richieste

Per poter creare un prodotto/servizio di qualità, in maniera profittevole e nei tempi previsti è necessario presidiare tutte le fasi della commessa tramite una continua attività di Project Management. Le fasi principali sono:

1. Concezione (cosa dobbiamo produrre?)

2. Valutazione (quali risorse servono? quali saranno le tempistiche?)

3. Programmazione

4. Esecuzione

5. Controllo

Veniamo ora al sodo... il Conto Economico! Come dev'essere impostato?

Le configurazioni di costo sono le seguenti:

1. Costo primo: comprende solo i costi diretti (materie prime + manodopera diretta)

2. Costo di fabbricazione: "costo primo" + costi indiretti di fabbricazione (ammortamenti, manutenzioni, etc)

3. Costo operativo: "costo di fabbricazione" + costi commerciali, di ricerca e progettazione, etc + costi amministrativi e legali

4. Costo complessivo: "costo operativo" + oneri finanziari

Dal punta di vista operativo, se la contabilità analitica è ben strutturata, il "costo primo" non è difficile da ottenere

I problemi nascono, invece, per il "costo di fabbricazione" dove i costi indiretti di commessa devono essere in qualche modo allocati alle singole commesse!

Una soluzione potrebbe essere quella di applicare l'Activity-Based Costing... in altre parole:

1. mappare le varie attività (es. amministrazione, progettazione, etc)

2. individuare le risorse richieste da ciascuna attività (amministrazione: 5 FTE x registrazione 1.000 fatture)

3. attribuzione del costo al centro di attività (costo risorse amministrazione: 2.000€/FTE => 10.000€ => 10€/fattura)

4. individuazione del consumo di attività per i progetti (progetto A: 200 fatture)

5. attribuzione dei costi ai progetti (progetto A: 200x10€ => 2.000€)

Al pari della "vista" economica, la vista finanziaria ha un ruolo fondamentale

Vediamo allora un esempio di Schema di Preventivo monetario di Commessa:

Dall'esempio possiamo notare che nei mesi di Apr-Giu e Set-Nov il saldo di cassa è negativo. In altre parole incassi e pagamenti non sono ben bilanciati!

Le opzioni potrebbero essere:

1) rivedere i tempi di incasso/pagamento

2) bilanciare lo squilibrio con altre commesse (che dovranno generare flussi positivi nei mesi in cui la commessa del nostro esempio genera invece flussi negativi)

3) ricorrere a indebitamento bancario o capitale proprio

Per quanto riguarda la pianificazione, le aziende che producono su commessa dovranno suddividere le commesse in tre tipi:

A) Acquisite

B) In trattativa

C) Da acquisire

Le prime sono le più semplici, in quanto avremo già tutte le informazioni da inserire nel Budget (inizio/fine, ricavi/costi, etc)

Per le commesse "in trattativa" sarà fondamentale l'aiuto del commerciale e dei vari responsabili di commessa al fine di avere indicazioni utili per la pianificazione.

Le commesse "da acquisire" sono le peggiori, in quanto in sede di pianificazione non avremo informazioni certe da poter utilizzare. Oltre che basare le stime su dati storici, un'opzione potrebbe essere quella di inserire altre commesse anche con margini inferiori (se non addirittura negativi!) al fine di saturare la capacità produttiva dell'azienda

Per quanto riguarda il controllo l'obiettivo è quello di calcolare gli scostamenti tra programmazione ed esecuzione e di ricercarne le cause

Il controllo potrà essere:

1) a preventivo

2) a consuntivo

Nel controllo "a preventivo" una prima variabile da monitorare sarà sicuramente il tempo!

A questo fine, un diagramma di Gantt può indicare visivamente il rispetto o meno dei tempi previsti:

Per monitorare l'avanzamento delle commesse si potrà anche utilizzare un Portafoglio ordini:

Nel controllo "a consuntivo" bisognerà, invece, analizzare gli scostamenti tra Preventivo e Consuntivo a livello economico:

Semplice? Non proprio... ma 2 requisiti possono dare un aiuto veramente importante al controller:

1) La contabilità analitica, prevedendo la gestione della dimensione commessa/progetto direttamente nell'ERP

2) Una buona pianificazione

Non resta che aggiungere... Buon lavoro!